
ビジネスシーンには欠かせない「提案書」。でも、いざ提案書を作成するタイミングで「そもそも提案書って何?」「提案書はどうやって書けばよいの?」といった疑問を抱く方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「提案書の書き方」について分かりやすく解説していきます。効果的な提案書を作成するためのコツや注意点なども紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
そもそも提案書とは
提案書とは、ビジネス上の課題・問題に対する解決策を提示するための資料です。一般的に、取引先企業もしくは自社が抱えている課題を取り上げ、その改善案や取り組むべき内容をまとめたものを指します。
提案書の内容の採用可否については、上司や提案先の担当者が内容を精査したうえで判断されます。「採用すべき」という判断がなされた場合は、提案内容に沿って行動することになり、提案側はその行動をサポートしていきます。
なお、社外の取引先や顧客に対して提案書を作る際は、相手の課題解決に向けて、自社の商品・サービスを営業するケースがほとんどでしょう。一方で、社内向けの提案書は、組織体制の変更・ルール改正・業務プロセスの改善など、社内におけるさまざまな問題を解決するために使用されます。
提案書の目的
上述の通り、社内向けの提案書の場合は、「社内におけるさまざまな問題を解決すること」が主な目的となります。
一方で社外向けの提案書の目的は、「自社の提案内容を採用してもらいクライアントの課題を解決すること」。ひいては、自社の商品やサービスを導入してもらい、長期的な関係の構築を目指します。
基本的に、提案書は競合他社が出したものと比較検討されるため、自社の提案内容や解決策が他社よりも魅力的であることをしっかりとアピールしなければなりません。
提案書と企画書の違い
提案書と混同されがちな言葉として、「企画書」が挙げられます。
厳密な定義はありませんが、一般的には、それぞれ以下のような意味合いを持っているので、ぜひ覚えておきましょう。
- 提案書:相手の課題に対する解決策や具体的アクションなどをまとめた書類
- 企画書:新規事業や新規プロジェクトを企画し、その実現方法や全体的なビジョンなどをまとめた書類
提案書の書き方【基本的な構成】
それでは、「提案書の書き方」について解説していきます。
提案書の基本的な構成は、以下の通りです。
- 表紙とタイトル
- 導入文
- 目次(ボリュームが多い場合)
- 課題概要
- 提案の内容
- 得られるメリット
- 提案の詳細
- 成功事例
- 費用
- スケジュール
- 補足情報(Q&A、参考データ、会社概要など)
順に見ていきましょう。
表紙とタイトル
まずは、表紙とタイトルです。
シンプルで見やすい表紙を作成しましょう。
タイトルについては、「誰向けの資料なのか」「何の資料なのか」が一目で分かるようにしてください。例えば、以下のようなイメージです。
- 「〇〇様の〇〇改善のご提案」
- 「〇〇が向上する〇〇の作り方 ~株式会社〇〇様~」
商品・サービスの固有名詞、クライアントが得られる具体的メリットなどを入れ込むのも効果的です。
導入文
提案書の1ページ目には、導入文・挨拶文を記載します。
提案の機会を与えてもらったことに対する感謝の言葉を述べたうえで、今回の提案内容の要約、提案に至った背景などをシンプルに伝えましょう。
なお、場合によっては、導入文・挨拶文は省略しても問題ありません。
目次(ボリュームが多い場合)
提案書のボリュームが多い場合は、目次を記載しておきましょう。
提案書における必須項目ではありませんが、目次を記載することで、提案内容の全体像を把握しやすくなります。読み手の理解度に合わせ、なるべく分かりやすい表現・キーワードを使うようにしてください。
課題概要
次に、提案先が抱えている課題を明らかにします。
クライアント側がそもそも自分たちの課題を把握している場合は、共通認識がある状態なので、再確認の意味合いで軽く課題を明示するだけで問題ありません。
一方、クライアント側が課題を把握していない場合は、「どの部分にどのような課題があるのか」をしっかりと伝えるようにしてください。数値情報や図表なども用いながら、課題の詳細説明や課題の背景にまで触れることができれば、より相手にも伝わりやすくなり、その後の提案内容の具体性も増していくでしょう。
提案の内容
いよいよ、提案内容を説明していきます。
簡単に言えば、上記で示した課題を「どのように解決できるのか」を具体的に示すわけです。
なお、「提案内容の詳細」については後述するため、ここでは「提案内容の方針や全体像」を説明してください。できるだけ分かりやすい言葉を使いながら、「こちらが提案する解決策の結論」を伝えましょう。
得られるメリット
提案内容とあわせて「こちらの提案を採用することによってクライアント側が得られるメリット」を示してください。
漠然としたメリットではなく、数値情報を用いながら、得られる効果を具体的に説明するのが望ましいです。数値情報で示しにくい場合でも、「提案を採用した後の状況」をはっきりとイメージできるよう、なるべく具体的な表現でメリットを伝えるようにしてください。
また、自分たちの目線で考えずに、クライアント側の目線に立ってメリットを考えることを忘れないでください。
提案の詳細
提案内容について、より詳しく説明していきます。
先ほどは「提案内容の方針や全体像」を伝えるだけでしたが、この項目では、「課題を解決できる理由・根拠」や「提案の具体的な実行方法」などを細かく記載しましょう。
ここで曖昧な箇所があると、クライアントから疑問点や不安要素を指摘されることになり、せっかく用意した提案書が脚下されてしまう可能性が高まります。ゆえに、クライアントの信頼を勝ち取れるよう、必要な情報はしっかりと盛り込んでおくことをおすすめします。
成功事例
続いて、成功事例を記載してください。
過去に同じような提案をして、結果的に成功しているクライアント企業がある場合、その事例を簡単に紹介しましょう。例えば、以下のイメージです。
- どのようなクライアントなのか
- どのような課題があったのか
- どのように解決したのか
- どのようなメリットを得たのか
もちろん、公開できる範囲で構いません。成功事例や実績をアピールし、自社の提案内容の信憑性を高めておきましょう。
費用
費用(見積もり金額)についても、なるべく具体的に提示しましょう。
総額だけを記載するのではなく、見積もり金額全体の内訳も細かく示してください。特に大型プロジェクトの場合は、費用項目が複数あるため、抜け漏れや計算ミスなどが生じやすいです。
見積もり金額が曖昧な状態で提出すると、自社の信用問題にも関わります。「何にどれくらいの費用が必要なのか」をしっかりと確認し、不備のないように作成することを心掛けましょう。
スケジュール
提案が採用された場合のスケジュール感も記載するようにしてください。
大まかな工程を視覚的に表現し、「どのくらいの期間で何ができるのか」を示しましょう。
また、組織体制やタスクごとの担当者なども明記しておくことで、読み手もイメージしやすくなりますし、提案書の説得力もさらに高まるでしょう。
補足情報(Q&A、参考データ、会社概要など)
最後に、補足情報を記載しておきましょう。
例えば、以下のような情報です。
- Q&A(よくある質問とそれらに対する回答)
- 参考データ(提案書を作成するにあたって参考にした書籍、Webサイト、研究結果、アンケート結果など)
- 会社概要
- 事業紹介 etc.
効果的な提案書を作成するためのコツ
この章では、「効果的な提案書を作成するためのコツ」を紹介していきます。
具体的には、以下の6点です。
- 相手の課題を適切に把握する
- あえて問題点や懸念点も記載する
- 提案内容の裏付けをしっかりと取る
- 提案後の流れをはっきりさせる
- 他の提案書を使いまわさない
- 視認性の高いデザインにする
ぜひ参考にしてください。
相手の課題を適切に把握する
まず大切なのは、相手の課題を適切に把握すること。
クライアントが抱えている課題を正確に認識できていないと、そもそも的外れな提案書が出来上がってしまい、時間や労力を無駄にすることになります。
そのため、「相手が何に困っているのか」「どのような問題が生じているのか」「マーケットの状況はどうなっているのか」などを、しっかりと事前リサーチするようにしてください。
あえて問題点や懸念点も記載する
「相手が得られるメリット」を記載するのは絶対ですが、あえて問題点や懸念点も記載しておくことをおすすめします。
当たり前ですが、100%全てがうまくいくプランなど存在しません。にもかかわらず、提案書にメリットしか書かれていなければ、「何か怪しい!」「デメリットを隠しているのでは?」と疑われてしまう可能性があるでしょう。
ゆえに、起こり得るデメリットや想定される懸念点などもしっかりと記載することが望ましいです。心理学で言う「両面提示」を行うことで、提案書の説得力を高められますし、トラブルの防止にもつながるでしょう。
提案内容の裏付けをしっかりと取る
根拠があやふやな提案書は、残念ながら採用されることはありません。「この提案内容でなぜ課題を解決できるのか」という裏付けを必ず取るようにしましょう。
自分たちの主観的意見や希望的観測を入れ込むのはNGです。客観的なデータや数値情報を示しながら、提案内容の信頼性や実現可能性を証明するようにしてください。
提案後の流れをはっきりさせる
「提案を採用した後の流れ」を明確にしておくことも大切です。
以下の項目をはっきりさせておきましょう。
- 大まかな全体スケジュール
- いつ、誰が、何を行うのか
- どのタイミングで、どれくらいの予算が必要になるのか
スケジュール感を示すことで、提案先の意思決定もよりスムーズになるでしょう。
他の提案書を使いまわさない
当然ですが、他の提案書を使いまわすのは避けてください。
使いまわしであることが見え隠れすると、印象が悪くなり、信頼関係も崩れてしまいます。
他の提案書を参考にしたり、テンプレートを活用したりするのは問題ありませんが、「ただ内容をコピペしただけの提案書」は作らないようにしましょう。
視認性の高いデザインにする
いくら内容が素晴らしくても、デザインが悪くて読みにくい提案書であれば、本当に伝えたいことをしっかりと伝えることができません。何よりも「見やすさ・読みやすさ」を意識しながら提案資料を作成するようにしてください。
ポイントは、以下の通りです。
- 1ページに情報を入れ込み過ぎない
- 積極的に図表やグラフを活用する
- 場合によってはイラストを挿入する
- レイアウトを崩さない
- フォントや配色を統一する
提案書を作るうえで意識したい注意点
最後に、「提案書を作るうえでの注意点」について簡単に解説します。
- 課題を正確に把握できているか
- メリットを明確に示しているか
- 実現性の高い提案内容になっているか
ぜひ頭に入れておきましょう。
課題を正確に把握できているか
まず、最も注意しなければならないのは、「クライアントの課題を正確に把握できているか」という点です。上述の通り、課題設定が間違っていれば、そもそも的外れな提案書が出来あがってしまい、時間や労力を無駄にすることになります。
大変かもしれませんが、事前にクライアントリサーチを徹底し、相手の本当のニーズをしっかりと見極めるようにしてください。
メリットを明確に示しているか
「メリットを明確に示しているかどうか」も非常に大切です。
クライアントが重要視しているのは、「その提案を採用することで得られるメリット」に他なりません。どんなに素晴らしい内容が書かれていても、相手がそこに価値やメリットを見出さなければ、提案が採用されることはないでしょう。
そのため、クライアント目線に立ってメリットを考え、それを明確に伝えることを意識してください。「現状より改善します」という曖昧な表現ではなく、「売上が〇〇%~〇〇%アップします」「〇〇円のコストカットが期待できます」と定量的に示すことができれば、より相手にも伝わりやすくなるでしょう。
実現性の高い提案内容になっているか
最後に、「実現性の高い提案内容になっているかどうか」をチェックしてください。
実現不可能な提案書を作成しても、まるで意味がありません。むしろクライアントからの信頼を失ってしまうでしょう。
- スケジュールに無理はないか
- 妥当な予算設定になっているか
- 主観的意見や希望的観測が入っていないか
- リソースは十分に足りているか
上記の項目をしっかりと確認しながら、現実的な内容の提案書を作成するようにしてください。
まとめ
提案書とは、ビジネス上の課題・問題に対する解決策を提示するための資料です。取引先企業もしくは自社が抱えている課題を指摘し、その改善案や取り組むべき内容をまとめたものを意味します。
効果的な提案書を作成するためには、各項目の要点を端的にまとめ、誰が見ても分かりやすく見やすい内容を心がけることが重要です。
ぜひ当記事を参考にしながら魅力的な提案書を作成し、ビジネスをスムーズに進めてください。